¿Cómo elaborar un inventario?

¿Sabes cuánto dinero tienes parado en tu inventario?

La toma de inventarios es una tarea tediosa, pero que hay que tomar muy en serio, ya que los inventarios son parte del capital circulante (activo circulante) y es el capital propiedad de los accionistas de la empresa. Muchos empresarios no ponen la suficiente atención a estos inventarios que son parte de su propiedad y no tienen ni idea de cuánto dinero tienen enterrado en sus almacenes; y muchas veces por no conocer esta información les genera problemas de flujo de dinero (cash flow).

Por lo mismo, queremos que puedan calcular mínimo mensualmente estos inventarios de una manera rápida y exacta para tener dicho valor bajo control.

Nos hemos dado a la tarea, en la última década, de elaborar un sistema (software) que te pueda agilizar esta tarea tediosa y te dé, de manera inmediata, el resultado del valor de tu inventario de bebidas. Hemos desarrollado una herramienta llamada “Softbar” que te dará resultados en tiempo real y a través de tu teléfono celular podrás estar monitoreando tu valor en inventarios de bebidas en línea.

También es necesario que sepas la rotación de tus inventarios. ¿Por qué es tan importante saber la rotación de los inventarios? Precisamente porque entre mayor sea la rotación de los inventarios, mayor será tu flujo de efectivo. Un índice de rotación adecuado en una empresa gastronómica es entre 2 a 4 veces de rotación mensual. La fórmula de rotación es la siguiente: Capital contable entre inventario promedio. Eso significa que el valor de todo lo que tienes en el almacén rota entre 2 a 4 veces. Deja explicártelo de diferente manera. Si tienes una rotación de 4 veces al mes, significa que si tienes, por ejemplo, un consumo diario de 4 botellas de vino de un valor de $250.00 pesos por botella, el consumo diario es de $1,000.00, y a la semana serían $7,000.00; esos $7,000.00 al tener una rotación de 4 veces al mes, cada semana dan la vuelta, significa que tu stock mínimo es de 28 botellas.

¿Por qué genera flujo de efectivo la rotación?

Porque si tú vendes 4 botellas diarias de un vino que cuesta $250.00 por día, tu costo es de $1,000.00, pero vendes la botella, por decir algo, en $500,00 más I.V.A., tu margen de contribución es de $1,000.00. Pero si al proveedor le pagas cada 15 días, vas a tener en tu poder $30,000.00 (venta de 4 botellas por día a $500.00, por 15 días, es igual a los $30,000.00) y a eso nos referimos a generar flujo de dinero. Veámoslo en una gráfica.

Muestra de cómo se verían tus inventarios con la plataforma Softbar en tiempo real:

En este dashboard podrás tener tus valores de inventarios en tiempo real con Softbar.

Tienes la fecha de la toma de inventario, tienes el valor total del inventario de bebidas, tienes el valor del almacén general y tienes el valor de bebidas en las diferentes barras de tu establecimiento. Hay hoteles que cuentan con más de un bar y con este sistema puedes abrir los centros de consumo a tu elección o tu necesidad.

También Softbar te presenta un listado detallado de cada botella lo que tengas en existencia, ya sea llena o comenzada la botella.

También es de suma importancia ver cómo fluctúa tu inventario mes con mes y por ello Softbar te grafica los inventarios para detectar fluctuaciones en el mismo. Recuerda que los inventarios son tu capital circulante de la empresa, por dicho motivo debes de tener un control preciso de tu capital de la empresa.

Gráficas por almacén.

Uno de los datos más importantes que te brinda Softbar, es la determinación del costo contable y te lo muestra de la siguiente manera.

Registro de proveedores:

Softbar te da la opción de registrar en la plataforma todos los proveedores y tener un historial de todos ellos con sus datos más importantes, como nombre de contacto, teléfono, dirección y correo electrónico etc.

Para facilitarte aún más el trabajo de hacer inventarios rápidos y precisos, Softbar integró un lector de código de barras que podrás montar sobre tu teléfono celular (ver video) para agilizar la toma de inventario de una manera extraordinariamente rápida y eficaz. Así, podrás encontrar velozmente la botella y registrar la existencia de botellas de manera sumamente rápida.

Para la toma de inventario de botellas comenzadas, Softbar integró una báscula al sistema; y en el momento de pesar la botella comenzada, el sistema hará el calculo del valor del líquido restante. No conozco en 36 años de experiencia en restaurantes y bares un sistema tan rápido y exacto.

Para mayores informes te recomiendo que veas nuestros precios por mensualidad o anualidad de Softbar en el siguiente botón.

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Atentamente

Adrian Howald

CEO HRA consulting group

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